Лекция 3 (02.04.2015)

Диагностика систем управления

Диагностика - установление и изучение признаков, характеристик, факторов, характеризующих состояние объекта

При этом ставятся цели:

• Выявить возможные отклонения

• Определить причины их появления

• Предотвратить основные нарушения в нормальном функционировании

Применительно к системе управления диагностика представляет собой комплекс исследовательских работ аналитического характера, позволяющих рассмотреть цели, состояние системы управления, выявить проблемы, узкие места и причины их появления. Кроме того она должна помочь наметить пути устранения обнаруженных нарушений и отклонений.

Объектом диагностики могут быть не только системы управления в целом, но и их подсистемы и элементы.

Виды диагностики:

1. По ширине охвата:
   1. Общая (комплексная)

Распространяется на всю систему управления. При этом может быть экспресс-диагностирование или полномасштабное диагностирование. Экспресс-диагностика - предварительная диагностика. Она определяет основные проблемы и узловые узкие места. Она часто широко сканирует деятельность организации. Но рассматривает ситуацию в целом, не углубляясь в подробности.

Полномасштабная диагностика - это более детальное, основное диагностирование всей системы управления.

2. Специальная (локальная)

Специальная диагностика относится к одной из составных частей системы управления, т.е. рассматривает отдельно какую-либо подсистему или элемент. Она может быть предварительной (обобщенной) и основной (детальной).

2. По времени:
   1. Краткосрочная
   2. Среднесрочная
   3. Долгосрочная

Важнейшими работами диагностики являются:

1. Изучение прошлого, настоящего и перспектив состояния конкретного вопроса
2. Установление сильных и слабых сторон
3. Установление возможных направлений совершенствования

Методические положения диагностики

Работы по диагностике могут осуществляться в следующей последовательности:

1. Провести экспресс-диагностику
2. Осуществить оценку внешней среды
3. Провести динамический анализ основных технико-экономических показателей деятельности (производственная мощность, выпуск продукции, среднегодовая численность промышленно-производственного персонала, производительность труда, балансовая прибыль и др.), при этом данные должны быть за несколько лет, иначе выводы делать нельзя
4. Детальная диагностика системы управления

Исследование системы управления является сложным, т.к. нужно учесть множество факторов, оказывающих влияние на работу системы, а также их взаимное влияние.

Объектами исследования систем управления могут быть:

1. Состав звеньев управления
2. Количественные параметры каждого звена, в т.ч. численность работников, объем перерабатываемой информации, количество и состав разрабатываемых или принимаемых решений
3. Взаимодействие органов управления
4. Разделение и кооперация труда
5. Технология принимаемых решений

Решая эти задачи, часто рассматривают: число уровней управления, число управленческих служб, наличие у них целей, соответствующих целям предприятия в целом, соблюдение норм управляемости, степень специализации, т.е. закрепление функций за определенной службой, степень централизации функций.

Описание проблемы

Проблема - это реальное противоречие, требующее своего решения на основе исследования его истоков, содержания, характера и возможных последствий

Проблема может быть определена с помощью 5-ти основных характеристик:

1. Сущность (содержание) проблемы

Примеры: низкая эффективность, нарушение трудовой дисциплины

При описании следует определить, с чем все это сравнивается и на каком основании. Необходимо описать симптомы.

2. Организационное и физическое местонахождение проблемы

Здесь нужны ответы на вопросы:

В каких организационных подразделениях (участках, отделах, филиалах) и физических объектах (здания, склады, офисы) была выявлена проблема?

Какие другие подразделения она возможно затронула?

Насколько широко она распространена в организации?

3. Кого касается проблема?

Какие люди затронуты проблемой и заинтересованы в ее решении (менеджеры, специалисты, начальники)?

Является ли проблема закрытой или открытой?

4. Абсолютная или относительная величина проблемы

Насколько важна проблема в абсолютных или относительных величинах?

Как проблема влияет на подразделение в котором обнаружена и на людей, которых она касается?

Насколько она важна для организации в целом

Примеры: объем потерянного рабочего времени, денег; объем неиспользуемых производственных мощностей

5. Временнáя перспектива

Когда появилась проблема?

Наблюдалась ли она один, несколько раз или возникает периодически?

Какова тенденция: проблема стабилизировалась, усиливается или ослабевает?

Каковы могут быть прогнозы  относительно ее эволюции в будущем

Комплексное исследование

Комплексные исследования проводятся по следующим основным направлениям:

1. Исследование организационной структуры управления
2. Исследование функциональной структуры управления
3. Исследование технологий выполнения основных и наиболее массовых видов работ, условий труда, использования рабочего времени работников управления
4. Исследование документирования и документационного обслуживания деятельности аппарата управления

Специальная диагностика производится по одному из этих направлений или участков работы аппарата управления

Исследование функциональных подсистем системы управления

Функциональные подсистемы образуются в результате горизонтального разделения труда работников управления. Чтобы проанализировать функциональную структуру аппарата управления необходимо осуществить ряд специальных работ:

1. Изучить функции структурных подразделений. При этом выявляется, насколько они соответствуют фактически выполняемым видам работ и задачам, возложенным на эти подразделения по положениям о подразделениях и другим нормативным документам
2. Изучить функции каждого отобранного для детального обследования рабочего места на соответствие видов выполняемых работ должностным и квалификационным характеристикам сотрудников аппарата управления. При этом могут быть составлены подробные организационно-функциональные схемы и графики распределения обязанностей

Источниками данных по этому кругу вопросов являются:

• Положения

• Приказы

• Прочие нормативные документы

• Отчеты о выполнении работ

• Протоколы производственных совещаний

• Материалы комиссий, исследовавших аппарат управления

• Документация по кадрам, штатные расписания

• Статистическая отчетность по труду

• Устный, анкетный опрос сотрудников, различного рода собеседования

Семинар 6 (02.04.2015)

1. Линейная структура управления (от директора до рабочих, в производственной структуре)
2. Составить развернутый перечень функций, которые будут выполняться на предприятии (сдать отчет в бухгалтерию, закупка сырья, сбыт продукции), после сгруппировать для того, чтобы можно было создать звенья по управлению

Функции:

• Составление бухгалтерского отчета (бухгалтерия)

• Учет товаро-материальных ценностей (бухгалтерия)

• Закупка сырья (отдел снабжения)
  • Поиск поставщиков
  • Организация закупок
  • Доставка

• Организация сбыта продукции (отдел сбыта)
  • Поиск потенциальных покупателей
  • Реклама и продвижение
  • PR

• Юридическое сопровождение и написание нормативных документов (юрисконсульт)

• Проведение платежных операций (финансовый отдел)
  • Расчеты за материалы
  • Расчеты по оплате труда
  • Расчеты с налоговыми органами
  • Расчеты с покупателями
  • Расчеты с соц. страхом

• Стимулирование труда (отдел кадров)

• Обеспечение функционирования транспортного комбината (транспортный отдел)

• Создание условий для бесперебойного электроснабжения (энергетическое хозяйство)

• Обеспечение основного производства инструментами и оборудованием (инструментальный цех)

• Организация условий безопасного труда (служба безопасности)
  • Охрана
  • Пожарная безопасность

• Снабжение ГСМ (транспортный отдел)

• Поиск и привлечение сотрудников (отдел кадров)

• Обучение персонала (отдел кадров)

• Удовлетворение биологических потребностей персонала
  • Столовая
  • Уборная

• Организация досуга рабочих (отдел кадров)

• Поддержание производства в рабочем состоянии (ремонтный цех)

Лекция 4 (16.04.2015)
 

Регламентирование управленческого труда

Понятие и направления регламентирования

Слово "регламент" отражает статику процесса управления. В то же время он касается и динамики управления. Регламентирование регулирует деятельность структурных подразделений и отдельных работников. Оно устанавливает рамки управленческого труда и разрабатывает совокупность правил его осуществления.

Регламентирование процессов управления обеспечивает:

• Определенность взаимоотношений, прав и ответственности различных подразделений системы управления

• Формирование организационных структур управления, в т.ч.:
  • определение количества уровней управления
  • определение звеньев управления и их взаимосвязей
  • определение количества работников на каждом уровне и по каждой функции
  • определение подчиненности

• Упорядочение приемов и методов решения отдельных управленческих задач

• Установление количественных характеристик управленческих процессов, в т.ч.:
  • трудоемкости работ
  • периодичности выполнения процедур
  • требуемых объемов информации

• Определение условий и порядка экономического стимулирования подразделений и отдельных работников

• Порядок повышения квалификации работников

Регламентирование проявляется в статике и динамике. Регламентирование в статике определяет:

1. Статус звеньев аппарата управления
2. Цели и задачи каждого звена
3. Место звена в системе управления
4. Взаимосвязи с другими звеньями

Все это отражается в специальных документах - регламентах. Регламентирование в динамике позволяет определить использование рабочего времени или протекание процессов управления во времени. Это, например, распорядок рабочего дня руководителя, регламент совещаний, распорядок работы специалистов и т.д.

В системах управления регламентирование рассматривается по двум основным направлениям:

1. Организационно-правовое
2. Экономическое

Организационно-правовые формы регламентирования находят свое выражение в ряде документов, имеющих:

1. Нормативный характер (положения о подразделениях, должностные инструкции, схемы должностных окладов и др.)
2. Характер административного указания, которое является обязательным и адресуется конкретным исполнителям или подразделениям (приказы, распоряжения, инструкции)
3. Рекомендательный характер (распорядок рабочего дня руководителя)

Эти документы отличаются различной степенью регламентации и детализации.

Экономическое регламентирование проявляется в том, что определяются границы и порядок экономических отношений в процессе управления (например положение о хоз. единицах, положение о хоз. расчете). Подобные документы устанавливают рамки хозяйственной и экономической самостоятельности, функции, права и ответственность подразделений. При этом в документах могут также устанавливаться ресурсы, используемые подразделением, определяться системы показателей деятельности.

Основная регламентирующая документация

Регламентирование можно рассматривать в двух направлениях:

1. Разработка регламентирующей документации (качественные регламенты)
2. Нормирование труда (количественные регламенты)

Должностная инструкция работника

Документы, на основании которых разрабатываются должностные инструкции:

Единый тарифно-квалификационный справочник (ЕТКС) специалистов и служащих

Обязателен для использования на предприятиях всех отраслей. В основу его построения положен должностной признак. В него включены должностные инструкции руководителей, специалистов и служащих. Он призван способствовать рациональному разделению труда.

Должностные инструкции содержат следующие разделы:

1. Должностные обязанности (функции)
2. "Должен знать" (требования в отношении специальных знаний, инструкций, законов, методик)
3. Квалификационные требования (уровень и профиль специальной подготовки, требования к стажу)

Недостатки справочника:

1. Отсутствует механизм оценки управленческого персонала в соответствии с предъявляемыми требованиями
2. Отсутствует инструментарий разработки должностных инструкций по данному документу

Сейчас разрабатываются профессиональные стандарты, часть из них уже действует. Со временем они полностью заменят ЕТКС. Стандарты разрабатываются на основе правил, утвержденных постановлением правительства в январе 2013 г. Существует также макет стандарта.

Должностная инструкция является основным документом, регламентирующим назначение и место сотрудника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и информационно-технологические связи по должности. Среди всех существующих регламентов - это самый массовый пример.

Содержательная часть должностной инструкции включает в себя:

1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Связи

В разделе общие положения устанавливается сфера деятельности сотрудника, порядок его назначения и освобождения от должности, определяется подчиненность сотрудника, должностные лица, которыми он руководит, квалификационные требования.

В разделе функции определяются основные направления деятельности сотрудника.

В разделе должностные обязанности перечисляются конкретные виды работ, т.е. указывается форма участия работника в управленческом процессе. При этом используются следующие глаголы: руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, контролирует, исполняет, согласовывает. В отдельных случаях функции и должностные обязанности могут быть представлены в форме специальной карты - карты функциональных обязанностей. В этой карте приводится дополнительная информация о периодичности выполнения работ, трудоемкости работы, продолжительности, даты начала и окончания, а также служебные контакты.

В разделе права определяются права, которые предоставляются сотруднику для выполнения его должностных обязанностей.

Права могут быть:

1. По представительству в сторонних организациях
2. По отношению к вышестоящему руководству
3. По отношению к другим функциональным и линейным руководителям
4. По отношению к подчиненным, подразделениям и отдельным работникам
5. По согласованию, подписанию и утверждению документов

В разделе ответственность устанавливаются виды ответственности за несвоевременное, некачественное, неэффективное исполнение обязанностей, неисполнение предоставленных прав, несоблюдение конфиденциальности сведений.

В разделе связи устанавливается круг подразделений и должностных лиц, с которыми работник должен иметь рабочие контакты, например, обмениваться информацией или совместно делать какую-либо работу.

По мере необходимости в должностную инструкцию могут быть внесены и другие разделы, например, показатели оценки деятельности работника, формы поощрения и наказания, порядок изменения должностной инструкции. Должностные инструкции согласовываются с юристом, визируются начальником отдела труда и заработной платы, плановым отделом или другим отделом, занимающимся штатным расписанием и утверждаются руководителем предприятия.

При защите проекта:

Что такое организационная структура?

Состав и соподчиненность звеньев управления

Что такое звено структуры управления?

Элемент структуры управления, выделенный по принципу специализации функций

Сколько уровней управления в созданной структуре управления?

Уровень управления - это ступень в аппарате управления, через которую проходит решение (информация) от руководителя к непосредственно исполнителю

Что такое аппарат управления?

Совокупность должностных лиц. С технологической точки зрения (какую работу выполняют) аппарат управления можно разделить на 3 категории: руководители и заместители (имеют право принимать решения), специалисты различных профессий (собирают, обрабатывают информацию, делают расчеты, но не имеют права принимать решения), вспомогательно-технические работники аппарата управления (секретари, курьеры, помощники). Это не только начальники.

Есть ли у вас служба управления? Что это?

Служба (департамент) управления - совокупность однородных по виду деятельности или объединенных по цели звеньев аппарата управления

Пример

• Руководитель предприятия
  • Зам. по экономике
    • ПЭО
    • ОТиЗ
    • Эконом. лаборатория
    • Отдел ценообразования

Нижний уровень - зона управляемости заместителя по экономике

Что такое норма управляемости?

Это количество человек, которыми может управлять 1 руководитель без ущерба для качества работы

Лекция 5 (30.04.2015)

Положение о структурном подразделении аппарата управления

Положение о структурном подразделении аппарата управления - это организационно-правовой документ, регламентирующий назначение и место подразделения в системе управления

Он утверждает структуру подразделения, цели, основные функции и задачи, права, ответственность, связи с другими подразделениями. Положение как документ позволяет:

• Официально закрепить распределение функций между подразделениями аппарата управления

• Официально закрепить права подразделений в части принятия решений и использования ресурсов

• Установить коллективную ответственность

• Установить функциональные взаимосвязи между подразделениями по каждому комплексу задач управления

В соответствии с требованиями унифицированной системы организационно-распорядительной документации положение о подразделении должно состоять из следующих разделов:

1. Общие положения
2. Задачи
3. Функции
4. Права
5. Ответственность
6. Связи

В разделе общие положения указывается полное и точное название подразделения, определяется место подразделения в системе управления, указывается в чьем непосредственном подчинении оно находится, кем возглавляется (должность), указывается порядок назначения и освобождения от должности начальника подразделения, устанавливается внутренняя структура подразделения, подчиненность и взаимодействие сотрудников, в общих чертах определяется цель и направления деятельности подразделения.

В разделах задачи и функции четко формулируют закрепленные за подразделением виды работ. При этом не должно быть дублирования с другими подразделениями. В этих же разделах определяется, какие вопросы подразделение решает самостоятельно, а в решении каких вопросов только принимает участие. Этот раздел может быть представлен в табличной форме. Чаще всего эту таблицу называют картой задач и функций.  Если разделы задач и функций в табличной форме, то раздел связи в положении не делается.

Положение разрабатывается начальником отдела, согласовываются с соответствующими службами, утверждается директором.

Существуют другие виды описания должностей:

1. Спецификация работ
2. Спецификация должностей

Спецификация работ - это описания работ, из которых складывается деятельность в данной должности. Это комплексное описание, учитывающее виды работ, нормы работы, характерные черты труда, отчасти описываются требуемые качества работника. Спецификации работ не заменяют, а дополняют должностные инструкции, конкретизируют их.

Спецификация должности - это наиболее полная оценка должности. Здесь стремятся учесть все, и саму работу, и требуемые качества работника. Конкретные варианты описания должностей могут сильно отличаться друг от друга. Но есть некоторые общие компоненты, например:

1. Должностные обязанности
   1. Точное наименование рабочего места
   2. Номер рабочего места в структурном подразделении
   3. Обязанности, которые должны выполняться лицами, занимающими данное рабочее
   4. Указания о возможном разделении и кооперации труда внутри подразделения
   5. Нормы времени и нормы выработки на выполнение отдельных видов работ
2. Квалификационные требования
   1. Требования, связанные с необходимыми затратами физических усилий
   2. Требования, связанные с необходимыми затратами умственных усилий
   3. Профессиональные знания
   4. Специальные знания
   5. Опыт работы
   6. Указания о методах оценки работы
   7. Необходимость творческого мышления при решении служебных вопросов

Проектирование информационного обеспечения управления

Информационное обеспечение процессов управления можно разделить на первичные и вторичные функции. К первичным функциям относится организация массивов информации, потоков информации, процессов и средств сбора обработки, транспортировки и хранения информации. При организации массивов информации используются унифицированные системы документации и различные классификаторы. Кроме того, могут быть созданы внутренние классификаторы информации.

Организация потоков информации предполагает:

• определение источников и потребителей информации в соответствии с функциями и задачами подразделения

• определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления

• разработку документооборота, использование комплекса технических средств для организации потоков информации

• установление порядка составления оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

Организация процессов сбора, хранения, обработки и транспортировки информации предполагает:

1. Обеспечение технологических процессов необходимыми техническими средствами
2. Распределение между подразделениями и отдельными исполнителями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до места потребления

Вторичная функция информационного обеспечения - это обеспечение управленческого персонала научно-технической информацией о достижениях в науке, технике, экономике, производственном опыте и т.д. Источниками сведений при анализе и проектировании являются следующие:

1. Инструкции по делопроизводству и другие нормативные материалы, определяющие принципы работы с информацией
2. Отчеты о работе организации в целом и ее отдельных структурных подразделениях
3. Организационно-регламентирующая документация
4. Учетно-справочные материалы
5. Схемы информационных взаимосвязей внутри организации и с внешними организациями
6. Маршруты движения информации

<< Часть 1